Microsoft Outlook die Produktivitätsbremse

Ich kann immer noch nicht verstehen, warum Unternehmen sich diesen Wahnsinn antun und Microsoft Outlook an die Mitarbeiter verteilen!? Das Programm verursacht dem Unternehmen nicht nur immense Lizenzkosten, sondern sorgt tagtäglich für nicht unerhebliche unproduktive Zeiten.


Es gibt durchaus Menschen, die mit Outlook einigermaßen zurecht kommen und für die es kein Problem darstellt, wenn Kunden die Outlook-Mails nicht bekommen oder öffnen können. Wenn beim Kunden eine total überladene  HTML-Mail mit ungültiger Message-ID im Spamordner landet, oder sich im Dateianhang eine "winmail.dat" statt dem dem wichtigen Angebot befindet.

Ein weiteres tagtägliches Ärgernis als Administrator sieht folgendermaßen aus. Mitarbeiter XY ruft an: "Die E-Mail an Kunde XX lässt sich schon wieder nicht versenden". "Ich habe es schon ein paar mal probiert und bekomme immer wieder eine Unzustellbarkeitsnachricht". Dann rufe ich an und frage, ob er denn die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers eingegeben hat? Mitarbeiter: "Ich bin doch nicht blöd, Outlook blendet sie mir ja sogar vor". Dann sage ich, dass Outlook sich auch die falsch geschriebenen E-Mail-Adressen merkt und die dann jedes Mal wieder vorgibt, wenn man sie nicht explizit löscht. Ich zeige dann noch wie man die fehlerhafte Mailadresse löscht und gebe dann zusammen mit dem Mitarbeiter die richtige Adresse ein. Die meisten Mitarbeiter vergessen allerdings meinen kleinen Tipp schon nach kurzer Zeit wieder und somit wiederholt sich der Vorgang Regelmäßig.

Solch eine simple Funktion wie das Suchen von E-Mails, ist mit Outlook mitunter schon manchmal ein kleines Abenteuer. Die mutwillige implementierte  Zwangs-Eigenintelligenz in den Microsoft-Produkten macht für mich immer wieder deutlich, für wen der Softwareriese seine Produkte gestaltet, nämlich Home-Anwender. Dazu passt auch folgendes Beispiel: Outlook verhindert in der Grundeinstellung vehement das öffnen von Dokumenten, obwohl sie aus dem eigenen Unternehmensnetzwerk stammen, bzw. dort abgelegt sind. Diese Sicherheitseinstellungen mögen für Privatanwender noch sinnvoll sein, aber im Unternehmen ist das eine absolute Bremse.

Ich will nicht nur meckern, sondern auch Alternativen vorschlagen: Die Zukunft gehört den Webanwendungen und viele Menschen arbeiten schon lange und gerne damit. Beispiele: Facebook, Google, Ebay, Amazon sind nur ein paar Webdienste, die nicht extra auf den PCs eingerichtet werden müssen, sondern in jedem Internet-Browser sofort einsatzbereit sind. Das gibt natürlich auch für E-Mail und Kalender-Dienste. Die deutschen Anbieter liegen da leider noch etwas technologisch hinter Google Apps zurück, aber es wird auch für Unternehmen immer mehr Angebote in dem Bereich geben.

Die Nachteile der Microsoft Office 365 Cloudlösung

Heute durfte ich an einer Office 365 Präsentation teilnehmen. Für das Unternehmen soll das gesamte Messaging bzw. die Groupware ausgelagert werden. Um Kosten zu sparen testet man nun diverse Cloudlösungen.

Der präsentierende Microsoft-Partner machte zwar einen kompetenten Eindruck, aber man merkte deutlich, dass mit diesem neuen System noch Erfahrungswerte fehlen. Fehlermeldungen bei der Präsentation wurden immer mit dem Argument "Es sei ja schließlich noch eine Beta-Version." überspielt.

Es wurde sich sehr lange mit Sharepoint aufgehalten und die Workflows 
dort erklärt. Das war auch schon der einzige positive Punkt und ich 
bezweifle, ob das jemals einen Nutzwert für den Kunden dort hat.

Momentan liegen seitens Microsoft noch keine endgültigen Preise für Office 365 vor. Die Lizenzmodelle erinnern aber stark an so manche unglaublich komplexen Tarifmodelle von so manchen Mobilfunkanbietern.

Folgende Punkte stellten sich am Ende aber als KO-Kriterien von Office365 heraus:

1. Die E-Mail-Archivierung funktioniert nur so lange, wie man den Account aktiv hält, bzw. dafür bezahlt. Um die gesetzlichen Anforderungen (Steuerrecht) zu erfüllen, müssen die Accounts von ausscheidenden Kollegen noch 6 oder 10 Jahren weiter bestehen. Bei einer hohen Mitarbeiterfluktuation, bezahlt man dann irgendwann womöglich doppelt so viele Accounts wie aktive Nutzer.

2. Microsoft macht zwar ein Backup der Kundendaten. Der Kunde bekommt aber keinen Zugriff darauf. Er kann keinen Restore daraus machen, falls ein Mitarbeiter versehentlich alle Daten gelöscht hat.

3. Den Spamfilter muss jeder User selber pflegen und anlernen. Es gibt keine zentrale Administration.

4. Der Administrator hat keinen zentralen Überblick und kann keine Aussagen treffen, warum E-Mails nicht angenommen bzw. rausgeschickt wurden. Fehlender Zugriff auf auf die E-Mail-Logdateien.

 

5. Es können im System keine einheitlichen E-Mail-Signaturen vorgeben werden – jeder User muss diese selber pflegen. Dies kann zu rechtlichen Problemen führen.

6. Keine Verschlüsselung von E-Mails und kein signieren von E-Mails im Webaccess.

7. Man benötigt für jede gemeinsame Mailbox und jedes Gerät/System – welches im Haus E-Mails versendet – eine separate Lizenz.

8. Das lokale Office ist nicht für Terminalserver geeignet.

9. Des Weiteren muss sich erst zeigen, wie zuverlässig die lokale Office-Version funktioniert, denn die Gültigkeit der Lizenz wird alle 30 Tage per Onlineabfrage überprüft.

10. Für das Lync-Chatsystem muss ein Programm lokal auf dem PC installiert werden. Die Macversion hängt deutlich hinterher. Unter Linux, Android, iPad oder iPhone kann man das Messaging überhaupt nicht nutzen. Es wird ein proprietäres Protokoll verwendet. Man kann also nur mit externen kommunizieren, wenn diese ebenfalls Microsoft-Lync nutzen. Keine Verbindung zu anderen offenen Chatprotokollen (Facebook, GMX, web.de, GMail).

11. Freigabe von Dokumenten aus dem Sharepoint an externen Kontakte ist auf max. 50 Zugriffe beschränkt!

12. Im Webaccess kann man E-Mail und Kalender nicht in zwei verschiedenen Tabs oder Fenstern öffnen. Die Fähigkeiten moderner Browser werden nicht unterstützt.

Viele weitere Dinge funktionieren nur mit einem lokal installiertem Office bzw. Outlook. Dort soll man dann die Plugins von Drittanbietern verwenden. Also ein System mit dem die Mitarbeiter wirklich arbeiten können, kostet letztendlich deutlich mehr als zum Beispiel Google Apps.

Dabei sind noch nicht mal die Kosten für den hausinternen Aufwand eingerechnet, welcher bei lokal installierten Anwendungen nun mal anfällt.

Fazit: Das ganze System macht den Eindruck als wenn die Microsoft-Marketingabteilung die Richtung vorgegeben. Meiner Meinung nach wird es sich in der Reihe der Microsoft Misserfolge "Windows ME, Zune, Vista, Windows Phone" einreihen. Denn ein extrem kompliziertes Lizenzmodell, keine konsistente Nutzung der Online-Möglichkeiten, künstliche Kastration von Anwendungen sind heute einfach nicht mehr zeitgemäß.

Wenn sich IT-Entscheider dafür entscheiden, dann höchsten weil sie sich den Rücken frei halten wollen und hinterher sagen können: "Das ist der Marktführer, was hätte ich sonst nehmen sollen". Oder sie glauben immer noch, wenn sie vermeintlich Bekanntes kaufen, dann können sie sich Schulungskosten ersparen. 

Mittlerweile sollte aber jeder IT-Entscheider wissen, dass keine noch so teure Software mangelnde IT-Kompetenz auf dem Stuhl vor dem PC ausgleichen kann.