Mittwoch, 25. Juli 2012

Microsoft Outlook die Produktivitätsbremse

Ich kann immer noch nicht verstehen, warum Unternehmen sich diesen Wahnsinn antun und Microsoft Outlook an die Mitarbeiter verteilen!? Das Programm verursacht dem Unternehmen nicht nur immense Lizenzkosten, sondern sorgt tagtäglich für nicht unerhebliche unproduktive Zeiten.


Es gibt durchaus Menschen, die mit Outlook einigermaßen zurecht kommen und für die es kein Problem darstellt, wenn Kunden die Outlook-Mails nicht bekommen oder öffnen können. Wenn beim Kunden eine total überladene  HTML-Mail mit ungültiger Message-ID im Spamordner landet, oder sich im Dateianhang eine "winmail.dat" statt dem dem wichtigen Angebot befindet.

Ein weiteres tagtägliches Ärgernis als Administrator sieht folgendermaßen aus. Mitarbeiter XY ruft an: "Die E-Mail an Kunde XX lässt sich schon wieder nicht versenden". "Ich habe es schon ein paar mal probiert und bekomme immer wieder eine Unzustellbarkeitsnachricht". Dann rufe ich an und frage, ob er denn die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers eingegeben hat? Mitarbeiter: "Ich bin doch nicht blöd, Outlook blendet sie mir ja sogar vor". Dann sage ich, dass Outlook sich auch die falsch geschriebenen E-Mail-Adressen merkt und die dann jedes Mal wieder vorgibt, wenn man sie nicht explizit löscht. Ich zeige dann noch wie man die fehlerhafte Mailadresse löscht und gebe dann zusammen mit dem Mitarbeiter die richtige Adresse ein. Die meisten Mitarbeiter vergessen allerdings meinen kleinen Tipp schon nach kurzer Zeit wieder und somit wiederholt sich der Vorgang Regelmäßig.

Solch eine simple Funktion wie das Suchen von E-Mails, ist mit Outlook mitunter schon manchmal ein kleines Abenteuer. Die mutwillige implementierte  Zwangs-Eigenintelligenz in den Microsoft-Produkten macht für mich immer wieder deutlich, für wen der Softwareriese seine Produkte gestaltet, nämlich Home-Anwender. Dazu passt auch folgendes Beispiel: Outlook verhindert in der Grundeinstellung vehement das öffnen von Dokumenten, obwohl sie aus dem eigenen Unternehmensnetzwerk stammen, bzw. dort abgelegt sind. Diese Sicherheitseinstellungen mögen für Privatanwender noch sinnvoll sein, aber im Unternehmen ist das eine absolute Bremse.

Ich will nicht nur meckern, sondern auch Alternativen vorschlagen: Die Zukunft gehört den Webanwendungen und viele Menschen arbeiten schon lange und gerne damit. Beispiele: Facebook, Google, Ebay, Amazon sind nur ein paar Webdienste, die nicht extra auf den PCs eingerichtet werden müssen, sondern in jedem Internet-Browser sofort einsatzbereit sind. Das gibt natürlich auch für E-Mail und Kalender-Dienste. Die deutschen Anbieter liegen da leider noch etwas technologisch hinter Google Apps zurück, aber es wird auch für Unternehmen immer mehr Angebote in dem Bereich geben.