Mittwoch, 25. Juli 2012

Microsoft Outlook die Produktivitätsbremse

Ich kann immer noch nicht verstehen, warum Unternehmen sich diesen Wahnsinn antun und Microsoft Outlook an die Mitarbeiter verteilen!? Das Programm verursacht dem Unternehmen nicht nur immense Lizenzkosten, sondern sorgt tagtäglich für nicht unerhebliche unproduktive Zeiten.


Es gibt durchaus Menschen, die mit Outlook einigermaßen zurecht kommen und für die es kein Problem darstellt, wenn Kunden die Outlook-Mails nicht bekommen oder öffnen können. Wenn beim Kunden eine total überladene  HTML-Mail mit ungültiger Message-ID im Spamordner landet, oder sich im Dateianhang eine "winmail.dat" statt dem dem wichtigen Angebot befindet.

Ein weiteres tagtägliches Ärgernis als Administrator sieht folgendermaßen aus. Mitarbeiter XY ruft an: "Die E-Mail an Kunde XX lässt sich schon wieder nicht versenden". "Ich habe es schon ein paar mal probiert und bekomme immer wieder eine Unzustellbarkeitsnachricht". Dann rufe ich an und frage, ob er denn die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers eingegeben hat? Mitarbeiter: "Ich bin doch nicht blöd, Outlook blendet sie mir ja sogar vor". Dann sage ich, dass Outlook sich auch die falsch geschriebenen E-Mail-Adressen merkt und die dann jedes Mal wieder vorgibt, wenn man sie nicht explizit löscht. Ich zeige dann noch wie man die fehlerhafte Mailadresse löscht und gebe dann zusammen mit dem Mitarbeiter die richtige Adresse ein. Die meisten Mitarbeiter vergessen allerdings meinen kleinen Tipp schon nach kurzer Zeit wieder und somit wiederholt sich der Vorgang Regelmäßig.

Solch eine simple Funktion wie das Suchen von E-Mails, ist mit Outlook mitunter schon manchmal ein kleines Abenteuer. Die mutwillige implementierte  Zwangs-Eigenintelligenz in den Microsoft-Produkten macht für mich immer wieder deutlich, für wen der Softwareriese seine Produkte gestaltet, nämlich Home-Anwender. Dazu passt auch folgendes Beispiel: Outlook verhindert in der Grundeinstellung vehement das öffnen von Dokumenten, obwohl sie aus dem eigenen Unternehmensnetzwerk stammen, bzw. dort abgelegt sind. Diese Sicherheitseinstellungen mögen für Privatanwender noch sinnvoll sein, aber im Unternehmen ist das eine absolute Bremse.

Ich will nicht nur meckern, sondern auch Alternativen vorschlagen: Die Zukunft gehört den Webanwendungen und viele Menschen arbeiten schon lange und gerne damit. Beispiele: Facebook, Google, Ebay, Amazon sind nur ein paar Webdienste, die nicht extra auf den PCs eingerichtet werden müssen, sondern in jedem Internet-Browser sofort einsatzbereit sind. Das gibt natürlich auch für E-Mail und Kalender-Dienste. Die deutschen Anbieter liegen da leider noch etwas technologisch hinter Google Apps zurück, aber es wird auch für Unternehmen immer mehr Angebote in dem Bereich geben.

Samstag, 10. März 2012

Vaterfreuden mit MP3s und Audio-CDs

Heute mal ein eher privates Thema. Als Vater von einem 5 Jährigen Jungen, ist man doch mal froh, wenn der Bengel sich mal in Ruhe ein Kinderhörspiel anhören kann. Man kann ja gar nicht genug "Audio-Futter" für die Zwerge besorgen. Irgendwann kam ich auf die glorreiche Idee die ganzen Kinder-CD-Stapel doch mit dem genialen Programm Grip in MP3s umzuwandeln und die Original-CDs auf dem Speicher zu bringen.

Der DVD-Player im Wohnzimmer kann MP3s, der tragbare CD-Player im Kinderzimmer kann MP3s und sogar das Autoradio. Aber ich hatte nicht mit den Tücken der Technik gerechnet. Denn wenn man eine Audio-CD Titel für Titel in MP3 Einzeltitel umwandelt, dann hat man sehr kompakte Dateien welche auf dem PC schön abspielen lassen. Nur auf den anderen Geräten sieht es nicht so rosig aus. Egal wie man die Titel benennt oder welche Nummerierung man in den MP3-Tags verwendet, alle Abspielgeräte haben eine eigene Logik. Alle Geräte ignorieren eine vorhandene *.m3u Datei, welche die Titel genau in der richtigen Reihenfolge enthält.
Man kann wirklich kein Logik darin erkennen, warum der CD-Player aus dem Kinderzimmer mit dem 3. Stücke beginnt um danach das erste Stück abzuspielen. Oder warum sich der DVD-Player im Wohnzimmer beharrlich den 6. Titel überspringt. Nicht zuletzt hält es das Autoradio nicht für nötig, die letzten 2 Sekunden jedes Hörspieltitels abzuspielen. Da ist dann immer fröhliches raten angesagt, wie der gerade gerade gesprochene Satz wohl enden mag.

Nun habe ich das kleine aber feine Tool mp3wrap gefunden, mit welchem man die Einzeltracks eines Hörspiels wieder zu einer großen MP3-Datei zusammenfügen kann. Wenn man Glück hat, dann wertet der Player den Typ des MP3-Tags (Speech) richtig aus und man man sogar die langen Stücke wieder genau dort fortfahren, wo man aufgehört hat. Meinem Sohn ist das aber egal, bei den Audio-CDs hat er auch immer wieder alles von Anfang an gehört.

Apropos Audio-CDs. Wer schon mal versucht hat heutzutage aus MP3s wieder eine benutzbare Audio-CD zu machen, der könnte sich eigentlich gleich einweisen lassen. Vor 10 Jahren war das kein Problem, aber entweder sind die Rohlinge heute so mies oder die aktuellen Brenner können einfach keine zuverlässigen Audio-CDs mehr brennen!?

Montag, 20. Februar 2012

Mangelnde Medienkompetenz kostet Unternehmen Millionen

Letzte Woche meldete sich die Chefsekretärin der Buchhaltung bei mir und beklage sich darüber, dass die E-Mails an den E-Mail-Verteiler nicht zugestellt wurden. Sie hat eine komische Fehlermeldung bekommen. Ich schaute mir dann die Fehlermeldung: "message size 8443010 exceeds size limit 5000000" an und erklärte ihr lang und breit in einer E-Mail, dass die E-Mail bzw. der Dateianhang die maximal erlaubte  Größe deutlich überschritten hat.

Heute rief mich die Kollegin nun wieder an und wollte nun wissen, wie sie das wichtige Dokument verteilen kann. Ich fragte sie nun um was für ein Dokument es sich handelt und ob es wirklich selbst erstellt ist und man es nicht irgendwo im Internet als öffentliches Dokument findet. Sie hat das Merkblatt zum Geldwäschegesetz von unserem Finanzchef bekommen, welcher sie beauftragt hat, diese wichtige Information im Unternehmen zu verteilen.

Nach kurzer Internet-Recherche konnte ich das identische PDF-Dokument im Netz von einer seriösen Quelle finden. Mich erstaunte vor allem die Dateigröße von 275KB, denn die E-Mail meiner Kollegin war ja doch deutlich größer und blieb deshalb "stecken". Meine Kollegin antwortete darauf, dass sie das Dokument selbst eingescannt habe, weil sie es von ihrem Chef in Papierform bekommen hat....

Täglich werden in Unternehmen vollkommen unnötig Dokumente per E-Mail versendet und sorgen für Probleme. Entweder wie hier in diesem Fall oder sie belasten die IT-Ressourcen. In dem aktuellen Fall hätte ein Internet-Link innerhalb der E-Mail gereicht und alle hätten sofort die E-Mail bekommen und könnten sich bei Bedarf dieses Dokument von einer zentralen Quelle herunterladen. Ich mag sogar behaupten, dass ein ziemlich großer Prozentsatz der per E-Mail versendeten Dateien sich in Original-Form irgendwo im Internet befindet. Vielleicht sollte man da mal ein AddOn/Plugin für E-Mail-Clients erfinden, welcher vor dem versenden von E-Mails prüft, ob es ein identisches Objekt nicht schon irgendwo im Netz an zentraler Quelle gibt.

Nicht zuletzt möchte ich anmerken, dass jenes eingangs erwähnte Dokument schon ein Jahr alt ist und es höchstwahrscheinlich keinen der Empfänger interessiert hätte!

Freitag, 10. Februar 2012

HOAX und die grenzenlose Dummheit der Menschen

In dieser Woche habe ich wieder zwei HOAX-Mails zugeschickt bekommen, von Leuten denen ich das mindestens schon drei Mal versucht habe zu erklären, dass sie auf eine Lügenmail mit Schneeballprinzip hereingefallen sind.

Das schlimmst ist aber, dass die Personen sich jedes Mal versuchen zu rechtfertigen und damit ihre mangelnde Medienkompetenz noch deutlicher heraus stellen.

In einem Fall war es das Müller-Milch-HOAX von 2005,  in welcher behauptet wird, dass der Chef Theo Müller der NPD Geld gespendet haben soll. Ich habe dem Absender gesagt, dass man so etwas nicht einfach so weitersenden darf, wegen möglicher Verleumdungsklagen. Ich habe auch noch einen Link hinzugefügt, in welchem der HOAX detailiert entschlüsselt und widerlegt wird. Als Antwort kam nur: "Warum hat das der Herr Müller, denn nie dementiert". Da wusste ich, dass er nicht mal dem Link gefolgt ist und sich die Sache durchgelesen hat.

Dann kam eine Warnung vor einer angeblich super gefährlichen Powerpoint-Datei:  "Das Leben ist schön". Diesen HOAX gibt es seit 2002 und ich habe den alle Jahre wieder mal im Posteingang und ich informiere die Absender immer wieder, aber es hat keinen Sinn. Egal wie viel Mühe man sich bei der Erklärung gibt, die Leute wollen oder können es nicht verstehen.

Die Krönung war heute, dass mein IT-Chef den letztgenannten HOAX sogar in das Intranet stellen wollte. Ich habe ihm gesagt, dass es eine Scherzmail ist, welche nur den einzigen Sinn hat Arbeitszeiten zu stehlen und Systemressourcen zu fressen. Die Antwort war: OK, aber trotzdem müssen wir solche Meldungen immer genau prüfen, es könnte ja doch mal was dran sein.

Irgendwo auf der Welt sitzen die Urheber dieser Kettenmails und lachen sich über die grenzenlose  Dummheit der Menschen kaputt. Sie haben mit ganz einfachen psychologischen Tricks jede Menge Opfer gefunden. Das schlimmst ist allerdings, dass die Leute unbelehrbar sind und dieser Trick in Intervallen immer wieder bei ihnen funktioniert.

Ich habe auch eine Idee für einen HOAX, wenn ich der wird bestimmt noch viele Jahre nach meinem Tod durch das Netz geistern:
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Immer mehr Männer von rätselhaften Virus befallen.


Das Bundesgesundheitsministerium gibt eine aktuelle Warnung heraus. Bitte leiten Sie diese wichtige Information an möglichst viele Personen weiter. Diese Warnung betrift alle männlichen Personen weltweit. Momentan sind noch keine Gegenmittel gefunden, das Max-Planck-Institut ist mit Erforschung schon sehr weit, allerdings sind die Kosten und der Zeitdruck extrem hoch.


Professor Dr. Med. Hoags  vom Max-Planken-Institut  gibt nun die dringende Empfehlung aus, alle männlichen Personen von runden Gegenständen fern zu halten, welche in irgendeiner Form an einem Ball erinnern könnten. Durch den übermäßigen Kontakt mit solchen Gegenständen kann es zu einem plötzlichen Ausbruch des Virus kommen. Dies äußert sich in der Form, dass männliche Personen diesen Rundungen vollkommen willenlos hinterher rennen. In den USA vermuten die Forscher einen Zusammenhang mit Alzheimer oder anderen Demenzerkrankungen.


Bitte leite diese E-Mail so schnell wie möglich weiter.


Professor Dr. Med. Hans-Werner Hoags
Institut für biophysikalische Chemie
Alter Postweg 13
04567 Grenzkanzen

Donnerstag, 2. Februar 2012

Adobe Acrobat Reader 10.1.2 Duplex-Druck-Problem

In der Version 10.1.2 vom Acrobat Reader gibt es einen sehr dämlichen Bug. Da hat sich wohl ein Umweltaktivist bei Adobe gedacht, dass man per default nun den Duplex-Druck - also beidseitigen Druck - aktivieren sollte.

Aus allen Abteilungen bekamen wir in den vergangen Tagen anrufe, weil nun bei jedem Ausdruck eines mehrseitigen PDF-Dokuments immer die jeweilige Rückseite des Papiers bedruckt wurde. Eigentlich eine sinnvolle Funktion um Papier zu sparen, leider sieht das bei offiziellen Briefen und Vertragsunterlagen nicht so gut aus. Bei Rechnungsduplikaten funktioniert das überhaupt nicht.

Mittlerweile hat Adobe einen Patch bereitgestellt, um den Bug zu beheben. Allerdings frage ich mich, warum man nicht eine Version 10.1.3 veröffentlicht? Denn die 10.1.2 gibt es nun schon ein paar Tage und ich habe extra mit der Verteilung der neuen Version einige Zeit gewartet, damit solche Probleme vermieden werden.

Nun hat es mich doch erwischt. Ich werde jetzt noch mal intensiv prüfen, ob nicht eine freie PDF-Reader-Alternative von http://pdfreaders.org/ eine bessere Lösung wäre, denn was Adobe da mit dem Reader veranstaltet, ist nicht mehr akzeptabel.