Letzte Woche meldete sich die Chefsekretärin der Buchhaltung bei mir und beklage sich darüber, dass die E-Mails an den E-Mail-Verteiler nicht zugestellt wurden. Sie hat eine komische Fehlermeldung bekommen. Ich schaute mir dann die Fehlermeldung: "message size 8443010 exceeds size limit 5000000" an und erklärte ihr lang und breit in einer E-Mail, dass die E-Mail bzw. der Dateianhang die maximal erlaubte Größe deutlich überschritten hat.
Heute rief mich die Kollegin nun wieder an und wollte nun wissen, wie sie das wichtige Dokument verteilen kann. Ich fragte sie nun um was für ein Dokument es sich handelt und ob es wirklich selbst erstellt ist und man es nicht irgendwo im Internet als öffentliches Dokument findet. Sie hat das Merkblatt zum Geldwäschegesetz von unserem Finanzchef bekommen, welcher sie beauftragt hat, diese wichtige Information im Unternehmen zu verteilen.
Nach kurzer Internet-Recherche konnte ich das identische PDF-Dokument im Netz von einer seriösen Quelle finden. Mich erstaunte vor allem die Dateigröße von 275KB, denn die E-Mail meiner Kollegin war ja doch deutlich größer und blieb deshalb "stecken". Meine Kollegin antwortete darauf, dass sie das Dokument selbst eingescannt habe, weil sie es von ihrem Chef in Papierform bekommen hat....
Täglich werden in Unternehmen vollkommen unnötig Dokumente per E-Mail versendet und sorgen für Probleme. Entweder wie hier in diesem Fall oder sie belasten die IT-Ressourcen. In dem aktuellen Fall hätte ein Internet-Link innerhalb der E-Mail gereicht und alle hätten sofort die E-Mail bekommen und könnten sich bei Bedarf dieses Dokument von einer zentralen Quelle herunterladen. Ich mag sogar behaupten, dass ein ziemlich großer Prozentsatz der per E-Mail versendeten Dateien sich in Original-Form irgendwo im Internet befindet. Vielleicht sollte man da mal ein AddOn/Plugin für E-Mail-Clients erfinden, welcher vor dem versenden von E-Mails prüft, ob es ein identisches Objekt nicht schon irgendwo im Netz an zentraler Quelle gibt.
Nicht zuletzt möchte ich anmerken, dass jenes eingangs erwähnte Dokument schon ein Jahr alt ist und es höchstwahrscheinlich keinen der Empfänger interessiert hätte!
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